Programme détaillé

ENJEUX ET DEMARCHE DE LA DEMATERIALISATION

• Enjeux de l’information en entreprise.
• Les catégories d’information potentiellement concernées par un projet de dématérialisation
• Le contexte global de la dématérialisation
• L’entreprise face à la transition numérique : données personnelles, cloud, cybercriminalité, Internet des objets, big data, cloud, Saas…
• Impacts d’un projet de dématérialisation dans la vie de l’entreprise
• Les croyances associées à la dématérialisation

LA MATIERE PREMIERE DU PROJET DE DEMATERIALISATION : LE DOCUMENT

• Document, donnée, information, connaissance…mais de quoi parlons-nous ?
• Le document d’activité de l’entreprise : un enjeu clé dans la dématérialisation
• Original, copie, valeur probante…
• Natures, formes et formats des documents
• Document nativement électronique / document papier…. Impact sur un projet de dématérialisation

DEMAT ET DEMAT : QUELLE SOLUTION CHOISIR ?

• Organisation de sa documentation numérique
• Niveaux de dématérialisation : de l’acquisition à l’archivage à valeur probante
• Panorama des types de projets de dématérialisation
• Document numérique à valeur probante : signature électronique, certificat…
• Traçabilité, intégrité, lisibilité, disponibilité : les contraintes du projet de dématérialisation
• Les fonctionnalités à connaitre pour faire son choix : GED, LAD, RAD, OCR / ICR, ECM, Records Management, DAM, Coffre-fort, workflow, travail collaboratif, thesaurus….
• Focus scanners : les questions clés à se poser pour bien choisir son scanner

LE CADRE JURIDIQUE DE LA DEMATERIALISATION

• Le document d’entreprise, un document de preuve
• Loi sur les archives (Code du Patrimoine), archives publiques / archives privées, DUA (durée d’utilité administrative / durée de conservation imposée par les textes)
• Données à caractère personnel (CNIL)
• Equivalence document électronique / document papier : loi du 13 mars 2000
• De la destruction des documents en France

LE CADRE NORMATIF DE LA DEMATERIALISATION

• Les acteurs clés : AFNOR, ISO, CIA (Conseil International des Archives)
• Enjeux et intérêts des normes dans un projet de dématérialisation
• Archivage électronique : NF 42-013 / ISO 14-641-1, NF 461, OAIS (ISO 14721), ISO 19005-1…
• Records Management : série des ISO 30300, ISO 15489
• Conservation papier et conditionnement : ISO 16245, NF 40-012
• Prestataires et externalisation (Tiers archiveurs) : NF 40-350
• …. Et les labels FNTC

MENER A BIEN SON PROJET DE DEMATERIALISATION

• Du projet de dématérialisation à la gouvernance de l’information
• Construire une stratégie globale de gestion de l’information, de la documentation et des données
• Le vocabulaire clé à maitriser pour se repérer dans le projet : dématérialisation, GED, workflow, archivage électronique…
• Définir le périmètre de son projet en intégrant les contraintes de la réglementation
• Les points clés à garder en tête : volumétrie, stockage / hébergement, débits et réseaux

LES ETAPES CLES DU PROJET DE DEMATERIALISATION

• La définition de son besoin
• L’analyse des documents, données et types d’information (identifier ses typologiques documentaires, analyse des flux documentaires, état des documents à numériser etc.)
• Comment organiser ses données et construire son référentiel de gouvernance de l’information (plan de classement, indexation et métadonnées clés, charte de nommage des fichiers électroniques, tableau de gestion…)
• Les points de vigilance du cahier des charges
• Premiers pas vers un projet de dématérialisation

LES ACTEURS DU PROJET DE DEMATERIALISATION

• La dématérialisation, une simple question de papier ?
• Impact de la dématérialisation sur les processus de l’entreprise
• Conduire le changement et mobiliser tous les acteurs internes… à tous les niveaux et dans tous les métiers
• Panorama des partenaires du projet : tutelles, organismes de labellisation, organismes de certifications….
• Panorama des types de prestataires : prestataires de stockage, prestataires de numérisation, éditeurs de solutions, fournisseurs de matériel….